СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды: опыт перехода на согласование проектов муниципальных правовых актов в электронном виде

Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время.

Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» — регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.

О заказчике

Город Вологда основан в 1147 году и входит в состав Вологодской области, является административным центром Вологодской области. Структура Администрации города Вологды включает 6 департаментов (градостроительства и инфраструктуры, гуманитарной политики, имущественных отношений, финансов, экономического развития, стратегического планирования и инвестиционной политики), 4 управления (правовое, информации и общественных связей, информационных технологий и защиты информации, управление делами) и 2 отдела (бюджетного учета, отчетности и методологии и мобилизационной работы).

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом. На счету компании более 300 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота. Специалисты компании — эксперты как в предметной области, так и в области информационных технологий.

Предпосылки проекта

Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.

СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе многолетними пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Если говорить о городских муниципалитетах, то, кроме Вологды, крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска и многих других.

В качестве интегратора была приглашена компания «Офис-Док» как региональный представитель ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, имеющий богатый опыт внедрения СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления.

Ход проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы — регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».

В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы — закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 — «Печать штрих-кода», по 15 — «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование».

Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации, Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение — 34 пользователя.

Общая схема согласования проектов МПА в электронном виде в Администрации города Вологды

Результаты проделанной работы:

• Сокращение сроков согласования;
• Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;
• Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;
• Повышение качества подготовки МПА;
• Возможность работы с версиями документов;
• Обеспечение прозрачности процедуры согласования;
• Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;
• Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».

Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.

С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.

По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты — „ДЕЛО WEB“ доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования — два, в том числе конкурентное», — комментирует Ольга Седова.

Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте и введения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм: листа согласования, указателя рассылки.

Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 — 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября — 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», — прогнозирует Ольга Седова.

Итоги проекта

К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:

1.Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;

2.Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);

3.Протокольное сопровождение совещаний;

4.Направление документов на исполнение в электронном виде;

5.Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;

6.Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обращений граждан с выездом на место и фотофиксацией;

7.Автоматизация составления отчетности;

8.Разработка, согласование, утверждение и рассылка муниципальных правовых актов в электронном виде;

9.Организация переписки между органами Администрации города Вологды в электронном виде (переход на внутренний юридически значимый электронный документооборот);

10.Организация быстрого поиска документов по штрих-коду с использованием ручных сканеров штрих-кода;

11.Автоматическое оповещение пользователей о поступлении документов, уведомление о приближении сроков исполнения документов;

12.Направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.

«Развитие и эксплуатация системы „ДЕЛО“ в муниципалитете Вологды — пример продуманного и последовательного подхода в достижении этой цели. Такой подход, во-первых, позволил сотрудникам Администрации на каждом из этапов внедрения осваивать по максимуму возможности СЭД „ДЕЛО“, во-вторых — постепенно вовлекать в работу в системе все больше подразделений и работников Администрации. В течение всего периода эксплуатации система освоена в полном объеме, все ее возможности используются в ежедневной работе. „ДЕЛО“ позволило Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. Внедрение СЭД в итоге не только повысило исполнительскую дисциплину, но и позволило оптимизировать документооборот, а также частично отказаться внутри аппарата от рассылки бумажных документов», — отмечают представители ЭОС.