Корпоративная печать: экономия через оптимизацию

Согласно данным IDC, в России в прошлом году рынок устройств печати сократился на 10,3%.

В первом полугодии 2015-го продажи принтеров и МФУ уменьшились почти на 50% в штучном выражении и порядка 60% в денежном по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Подобную ситуацию аналитики IDC связывают с замедлением темпов роста ВВП, дефицитом госбюджета, сильной волатильностью рубля, общей неопределенностью в канале продаж.

Спад отмечен и на мировом рынке устройств печати, который, по данным IDC, во II квартале нынешнего года сократился на 3,4% в денежном выражении и на 5,9% в штучном относительно прошлого года, несмотря на подъем спроса в Северной Америке, Западной и Центральной Европе.

Во втором полугодии IDC ожидает дальнейшего снижения объема продаж на российском рынке устройств печати в связи с сокращением ИТ-бюджетов, политикой импортозамещения и общей неблагоприятной экономической ситуацией в стране.

Можно ли обойтись без печати?

Но может быть предприятия сейчас меньше нуждаются в печати в связи с переходом на электронный документооборот и безбумажные технологии, использованием всевозможных мобильный устройств? Позволит ли все это предприятиям, с одной стороны, не допустить снижения эффективности работы сотрудников, а с другой — сэкономить на покупке устройств печати?

Мнения опрошенных нами экспертов разделились. Одни считают, что потребности в печати в российских компаниях снизились. Это вызвано тем, что количество печатаемых страниц находится в прямой корреляции с объемом и активностью всех рабочих процессов. «Изменение ВВП страны отражает те тенденции, которые происходят с объемами печати документов: когда объемы производства снижаются, требуется меньше сопровождающих рабочие процессы документов, когда происходит рост, то и объемы печати растут, следуя рука об руку с ними», — считает Михаил Сорокин, менеджер по развитию корпоративных систем печати HP в России.

Кроме того, в этом году на электронный документооборот переходит довольно большое количество госструктур. «Несмотря на то что бумажные документы они при этом не отменяют, расходы на печатающие устройства в перспективе не будут увеличиваться», — полагает Олег Захарченко, руководитель группы «Печатающие устройства и расходные материалы» компании «Марвел-Дистрибуция».

Однако некоторые эксперты придерживаются другого мнения, отмечая, что даже в мировом масштабе внедрение электронного документооборота не приводит к отказу от печати. По словам Алексея Герасюка, менеджера по развитию партнерского аутсорсинга Xerox Россия, по данным аналитиков, количество распечатанных документов уменьшается всего на 1–2% в год, а поскольку Россия отстает от мировых темпов перехода на электронный документооборот, то у нас пока не приходится говорить о спаде объемов печати.

То же подтверждает Андрей Антонов, менеджер по бизнес-решениям компании Epson: «Объемы печати в корпоративном секторе по-прежнему остаются значительными и единственное, что пока влияет на сокращение закупок техники — это финансовая ситуация на рынке и сокращение бюджетов заказчиков».

Того же мнения придерживается и Жамиля Каменева, директор по развитию бизнеса и маркетингу компании Konica Minolta, которая считает, что, несмотря на заметный тренд к переходу на электронный документооборот, потребность в печати и оцифровке документов в российских компаниях практически не изменилась. По ее мнению, это объясняется несколькими причинами. Во-первых, в административном и финансовом документообороте требуется наличие печатных документов. Во-вторых, в компаниях накоплен и продолжает накапливаться огромный объем информации, которую нужно переводить в электронный вид для последующего хранения. «Здесь на первый план выходят возможности МФУ, которые позволяют во время сканирования по заранее прописанным сценариям автоматически осуществлять различные действия с документами. МФУ как устройство ввода и вывода информации приобретает функционал внутреннего хаба, обеспечивающего интеллектуальную работу с документами», — пояснила Жамиля Каменева.

Александр Петров, менеджер по развитию MDS KYOCERA Document Solutions, также считает, что на сегодняшний день объем печати и оцифровки документов только растет: «Обусловлено это прежде всего российским законодательством, которое из года в год требует лишь увеличения числа различных документов, поэтому говорить о снижении потребности в бумажных документах пока не приходится».

Пути к оптимизации

Таким образом, в области корпоративной печати складывается непростая ситуация — печатать меньше не стали, но задача сокращения расходов, в частности на печать, встает все более остро, так как кризис подталкивает всех к оптимизации затрат.

В «тучные» годы российские предприятия активно закупали устройства печати. По некоторым оценкам, у нас используется порядка 14 млн. единиц принтерной техники, и сейчас сложно представить даже небольшую компанию или индивидуального предпринимателя, которые не имеют средств печати и сканирования документов.

Казалось бы, компании уже хорошо оснащены печатным оборудованием и в сложной экономической ситуации могут обойтись без закупки новой техники. Но не все так просто, утверждают наши эксперты, заморозив бюджет, сэкономить удается не всегда.

Дело в том, что исторически сложившийся парк печатной техники обычно представляет собой «зоопарк» устройств, когда в одной организации используется разнородная техника от нескольких производителей. По словам Жамили Каменевой, это реальная головная боль для ИТ-отделов: «Переход от количественных показателей к качественным может реально позволить компаниям без серьезных инвестиций повысить эффективность работы своих сотрудников».

Наличие большого числа принтеров и МФУ может приводить к неоправданно высоким расходам на сопровождение инфраструктуры печати, особенно если в компании отсутствует контроль за печатью, а нагрузка на устройства не сбалансирована: где-то она составляет 10%, а где-то свыше 200%. Дополнительные затраты могут быть обусловлены и использованием неоригинальных расходных материалов, приводящим к частым поломкам, простою и ремонту оборудования, а также отсутствием квалифицированного персонала по обслуживанию печатных устройств.

В период финансовых сложностей компании ищут способы оптимизации своих расходов. А замена очень старого оборудования на новое, переход к более эффективным рабочим процессам при помощи средств автоматизации на базе электронного документооборота, использование современных систем оцифровки документов и разнообразных программных решений — все это крайне необходимо для оптимизации расходов.

Предприятия это понимают. Не случайно практически все эксперты указали на рост заинтересованности компаний в оптимизации своей инфраструктуры печати и оцифровки документов. «Только за последний год мы напрямую ощутили на себе возросший интерес к оптимизации печатной инфраструктуры со стороны наших нынешних и будущих клиентов, — сообщил Александр Петров. — Обусловлено это в первую очередь непростой экономической ситуацией, возникшей в конце прошлого года и продолжающейся по сей день».

Одна из целей, которую ставят перед собой заказчики — повышение эффективности собственных бизнес-процессов. «Оптимизация инфраструктуры печати и связанных с ней активностей позволяет сократить в среднем до 30% текущих затрат, и это не может не заинтересовать топ-менеджеров компаний», — утверждает Алексей Герасюк.

К сожалению, далеко не все руководители точно знают объем расходов на печать, которые могут составлять до 25 тыс. руб. в год на одного офисного сотрудника. Поэтому оптимизацией данного направления часто жертвуют в пользу других, на первый взгляд более «денежных» проектов.

А ведь оптимизация печатной инфраструктуры — это возможность не только снизить затраты, но и в некоторых случаях получить дополнительный доход. «Например, компании могут установить гостевые МФУ, чтобы посетители их использовали для печати и сканирования собственных документов, или использовать свои МФУ для печати небольших тиражей рекламных или учебных материалов», — поделилась идеями Жамиля Каменева.

Кроме того, не стоит забывать и о безопасности информации, что тоже важно с точки зрения экономии. Ведь потери предприятий от утечек конфиденциальной информации достигают астрономических сумм. С этой точки зрения печатная среда представляет собой одно из слабых мест. Производители устройств печати сейчас уделяют серьезное внимание рискам потери ценной информации, считая это одним из важных конкурентных преимуществ. Так, по словам Михаила Сорокина, компания HP оборудует принтеры и многофункциональные устройства встроенными средствами защиты от атак на BIOS и операционную систему и защищает шифрованием размещенные в этих устройствах накопители данных, а применение дополнительных решений позволяет добавить и защиту от потери информации, обусловленной человеческим фактором.

Поскольку основная задача оптимизации — сокращение издержек, то при замене старой печатной техники на новую, более современную и экономичную, следует обратить внимание не только на цену самого устройства, но и на его совокупную стоимость владения за год эксплуатации, напоминает Андрей Антонов: «Ведь к начальным затратам плюсуется стоимость расходных материалов, обслуживания, расхода электроэнергии. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента оптимизации можно ограничить возможность цветной печати для некоторых отделов компании».

В общем, существует много способов оптимизации печатной инфраструктуры. Однако, по словам Александра Петрова, в основе лежит стандартный набор базовых услуг: замена старых устройств на новые, уход от большого числа персональных принтеров к устройствам для рабочих групп, оборудованию коридорного типа и созданию копировальных центров, а также внедрение систем по управлению инфраструктурой печати, включая мониторинг, сбор подробной статистики печати, установление разграничения на печать и допуска к определенным устройствам.

MDS, MPS и «ИТ как услуга»

Одним из подходов к оптимизации ИТ-инфраструктуры для работы с документами является передача управления ею на аутсорсинг, когда внешний подрядчик выполняет оценку и оптимизацию инфраструктуры печати предприятия, а затем постоянно ею управляет. Так называемые управляемые услуги печати (Managed Print Services, MPS) и управляемые услуги документооборота (Managed Document Services, MDS) пользуются в мире все большей популярностью.

Так, по прогнозу IDC, к 2018 г. на услуги управления печатью будет приходиться 30% общего дохода от продаж решений офисной печати. При этом количество распечатываемых страниц в мире будет ежегодно сокращаться до 2019-го приблизительно на 7%, а количество «управляемых» страниц будет увеличиваться примерно на 2%.

Аналитическая компания Quocirca провела в этом году опрос предприятий в Западной Европе и США, который показал, что 51% респондентов уже использует MPS-услуги или собирается начать их использование в ближайший год. При этом 45% предприятий, уже применяющих MPS, планируют увеличить инвестиции в эти услуги. Интересно, что в качестве главного стимула к переходу на услуги управления печатью большинство респондентов (75%) назвали вопросы безопасности.

В России MPS/MDS-услуги также активно продвигаются (www.pcweek.ru/its/article/detail.php?ID=143105). Но по поводу их популярности в нашей стране мнения экспертов разделились. Так, Алексей Герасюк указал на стабильный рост интереса к услугам MPS среди российских заказчиков несмотря на общий спад на ИТ-рынке. Олег Захарченко придерживается другой точки зрения: «То, что достаточно распространено в мире, пока не стало привычным у нас в России. С одной стороны, мешает менталитет, опасения за конфиденциальность данных, а с другой — компании, готовые предоставлять такие услуги, возможно, недостаточно активно их продвигают. Пока для корпоративного заказчика более простым, удобным и понятным является приобретение печатного оборудования».

Тем не менее практически все вендоры, представленные в сегменте корпоративной печати, сейчас предлагают MPS/MDS-услуги, уверяя, что комплексный подход позволяет существенно сократить затраты на инфраструктуру печати и сканирования. Так, по опыту Konica Minolta, экономия достигает 20–25%. Однако, чтобы получить такой результат, нужно выбрать правильную стратегию. «Если мы говорим об узком функциональном аутсорсинге, когда в стороннюю организацию передается только функция технического обслуживания, то экономическая отдача будет минимальной, — утверждает Жамиля Каменева. — Эффект будет ощутимым в случае полноценного аутсорсингового проекта, включающего всесторонний анализ внутренних процессов заказчика».

С ней согласен Алексей Герасюк, который подчеркнул, что любой проект по оптимизации печатной инфраструктуры должен начинаться со всестороннего анализа текущей ситуации с учетом не только инфраструктурных метрик, но также особенностей бизнес-процессов и функциональных требований.

Такой подход следует применять не только для привлечения внешних подрядчиков, но и для организации взаимодействия с собственным ИТ-подразделением. По словам Алексея Герасюка, сейчас все больше организаций используют подход «ИТ как услуга» (ITaaS), когда внутренняя ИТ-служба работает на основе соглашения об уровне сервиса (SLA) и является поставщиком услуги для бизнеса: «Модель ITaaS открывает перед компаниями больше возможностей сокращения затрат и помогает достигать синергии бизнеса и ИТ. Важно понимать, что оптимизация должна не только приводить к сокращению затрат, но и не ухудшать функционал, доступность и качество сервиса печати».

В основном современные средства оптимизации строятся на применении различных способов аутентификации сотрудников и использовании персонализированного подхода к документообороту как с точки зрения мониторинга за использованием ресурсов и информации, так и с точки зрения обеспечения комфорта в работе и эффективности рабочего коллектива.

По мнению Михаила Сорокина, наиболее полноценное решение подразумевает MPS-контракт на управление инфраструктурой печати, который включает предоставление оборудования, услуг по мониторингу инфраструктуры, своевременную поставку расходных материалов, профилактику и технический сервис в совокупности с наиболее современными программно-аппаратными средствами аутентификации.

Оценка как первый шаг к оптимизации

По единодушному мнению экспертов, проект оптимизации печати должен начинаться с анализа текущей ситуации, когда компания оценивает, насколько эффективно в ней организована инфраструктура печати и оцифровки документов. Но как проводить такую оценку? Какие критерии следует учитывать?

Хотя вряд ли можно найти универсальные критерии оценки, поскольку каждая компания отличается от остальных и требует индивидуального комплексного подхода, существуют некоторые основные показатели, которые следует учитывать.

Наиболее универсальный критерий предложил Алексей Герасюк: «Согласно статистике, инфраструктуру можно считать эффективной, если на одно печатное устройство приходится не менее пяти сотрудников».

Более углубленный подход предусматривает учет и других параметров. Так, по словам Жамили Каменевой, традиционно рассматривается следующие критерии: количество устройств и пользователей, объем печати, схемы этажей офиса, загруженность имеющейся техники. При этом крайне важно оценить и косвенные затраты, включая расходы на ИТ-персонал, занятый поддержкой оборудования, на обучение, логистику и хранение запасных частей и расходных материалов и т. д.

Затем предприятие может сравнить результаты такого аудита с текущими предложениями на рынке и определить свои дальнейшие действия. Большинство компаний сейчас опирается на стоимость черно-белого и цветного отпечатков, но при этом важно не забывать уточнять, какие именно параметры входят в их стоимость.

Михаил Сорокин советует с определенной периодичностью снимать данные с устройств печати в течение некоторого периода — от нескольких месяцев до года. Для этого пригодятся современные удаленные средств мониторинга, с помощью которых эту задачу может решить даже собственный ИТ-отдел компании, хотя чаще всего компании прибегают к услугам специалистов в области MPS-решений. Они не только грамотно произведут съем данных специальными средствами, но и дадут качественную экспертную оценку полученной информации.

Если же предприятие предпочитает обходиться своими силами, то может воспользоваться программными продуктами для оценки и контроля объемов печати, которые сейчас в большом количестве представлены на рынке. «Такое ПО точно определяет текущие объемы печати, причем сразу по нескольким параметрам, проанализировав которые можно успешно перераспределить нагрузку на печатные машины и сократить издержки на печать», — пояснил Андрей Антонов.

Инсорсинг vs аутсорсинг

Оценив текущую ситуацию с печатью, предприятие скорее всего захочет перейти к следующему шагу — оптимизации инфраструктуры печати и оцифровки документов. Здесь есть два варианта: делать это своими силами или привлечь стороннюю компанию, специализирующуюся в этих вопросах.

По мнению экспертов, каждый из этих подходов имеет свои плюсы и минусы. Плюсы привлечения сторонней компании очевидны: профессионалы обладают большей экспертизой в данной области, знают актуальные предложения и технологии вендоров. К минусам можно отнести то, что у заказчика появляется определенная зависимость от подрядчика, а привлечение сторонних специалистов сопряжено с дополнительными расходами.

Однако при этом компании нередко забывают, что «вырывание» собственных сотрудников из текущих процессов, их обучение и сопровождение всего процесса оптимизации могут обойтись дороже, чем услуги сторонней компании. Более того, собственные сотрудники, как правило, не имеют опыта подобных проектов, а это также влияет на точность и эффективность реализации. «Встает вопрос о квалификации и опыте айтишников, которые будут проводить эту оптимизацию. Ведь сотрудники, которым ставится подобная задача, раньше с нею не сталкивались. Хватит ли у них компетенции предусмотреть всё и составить максимально эффективный план оптимизации?» — задает вопрос Александр Петров.

Сославшись на опыт работы Xerox на российском рынке MPS, Алексей Герасюк указывает, что в большинстве случаев заказчики, выбирающие инсорсинг, проводят неполный анализ своей печатной инфраструктуры: «Например, при оценке стоимости владения необходимо учитывать не только прямые статьи расходов на оборудование, расходные материалы и сервисное обслуживание, но и скрытые или косвенные затраты, которые сложно выявить без специальной методологии».

Поэтому, считают эксперты, своими силами оптимизировать инфраструктуру печати можно либо в небольших компаниях, в которых объемы печати невелики, либо когда масштаб задачи небольшой, т. е. речь идет только о печати и оцифровке как о составных частях отдельного процесса.

Но когда рассматривается стратегический подход, т. е. организация внутренних бизнес-процессов в целом, то лучше привлечь внешние профессиональные компании, считает Жамиля Каменева: «Они смогут не только определить рентабельность существующего парка оборудования и ПО, но и предложить наиболее эффективное решение оптимизации затрат и повышения продуктивности работы, а именно — правильно рассчитать общую стоимость владения оборудования, определить текущие и будущие потребности организации, оценить возможность интеграции и оптимизации документооборота с учетом печатной техники и т. д.».

Михаил Сорокин также считает, что при оптимизации инфраструктуры печати наиболее правильным и эффективным путем с точки зрения затрат и полученного результата является помощь специалистов в области MPS-сервисов и систем документооборота. Самая широкая и полноценная оптимизация может быть достигнута в рамках заключенных MPS-контрактов с производителями печатающей техники или же с их партнерами, специализирующимися на MPS-сервисах.

Есть еще один вариант — обращение к более узконаправленным специалистам, занимающимися интеграцией современных программно-аппаратных средств в ИТ-инфраструктуру и рабочую среду компаний. При этом дополнительные затраты, которые уйдут на оплату услуг специалистов, довольно быстро окупятся в первые же годы эксплуатации современной, безопасной и оптимизированной среды печати.

Алексей Герасюк привел дополнительные доводы в пользу аутсорсинга, указав, что технологии постоянно совершенствуются, оборудование становится сложнее, поэтому компании не всегда могут выделить достаточно ресурсов на развитие экспертизы собственной ИТ-службы, поиск и внедрение современных решений. Даже единовременная оптимизация требует постоянного контроля эффективности на протяжении всего жизненного цикла оборудования.

А привлечение аутсорсера позволяет решить сразу несколько важных задач: высвободить собственные ресурсы для развития более приоритетных направлений, задействовать передовые технологии, обеспечить прозрачность и сокращение затрат, повысить продуктивность пользователей и бизнеса.