Издательство «Известия» подключилось к работе в СЭД «Этлас»

Издательский комплекс «Известия» — Федеральное государственное унитарное предприятие, входящее в структуру Управления делами Президента России, авторитетный флагман полиграфической отрасли страны. Наряду с выпуском газет, журналов, книжной продукции по культурно-просветительской и общественно-политической тематике известинцы выполняют ответственные заказы Правительства Российской Федерации, Администрации Президента, Государственной Думы, Совета Федерации.

Весной 2015 г. руководством издательства «Известия» было принято решение о пилотном внедрении системы электронного документооборота для автоматизированного учета и обработки входящих, внутренних и исходящих документов.

В ходе выбора требуемой системы специалисты издательства ознакомились с ведущими поставщиками рынка и остановились на системе «Этлас». Основными критериями выбора стали:

• Полностью устраивающий функционал системы.
• Наличие в системе электронного документооборота полнофункционального электронного архива.
• Возможность использования системы, без приобретения дополнительного программного и аппаратного обеспечения.
• Безупречная репутация компании разработчика на рынке.

В результате настройки и внедрения системы сотрудниками издательства было организовано надежное хранение документов и был обеспечен быстрый поиск их в электронном архиве издательства.

В несколько раз ускорилось согласование всех документов, в том числе и договоров с дилерами и поставщиками.

Администратор системы самостоятельно сформировал структуру хранения документов, создал и заполнил все необходимые справочники, сформировал группы пользователей и установил права доступа этим группам к различным сегментам архива.

Простота самостоятельной настройки системы заказчиком во многом обеспечивается наличием в системе ряда инструментов:

• Конструктор карточек документов, позволяющий для любого типа документа самостоятельно формировать карточку с атрибутами этого документа.
• Конструктор бизнес-процессов, с помощью которого администратор системы может формировать любые маршруты движения документа при его согласовании или разработке.
• Редактор шаблонов документов — удобный механизм формирования шаблонов документов, который очень упрощает работу с типовыми документами.
• Редактор нумераторов — позволяет легко задать правила формирования как простых, так и сложных нумераторов для различных типов документов.
• Редактор отчетов — мощный, но в то же время простой в использовании механизм формирования практически любых отчетов по функционированию системы и работы сотрудников издательства сотрудников.
• Модуль администратора — набор встроенных в систему инструментов, с помощью которых администратор системы управляет структурой архива, пользователями, группами пользователей, доступом к различным местам архива, формирует и редактирует справочники и прочее.

В результате выполнения проекта создан более системный подход к работе с документами издательства, на который не влияет физическое расстояние между подразделениями издательства. Для каждого из документов в системе можно установить срок его согласования и исполнения. Руководитель может сразу оценить срочность задачи и проконтролировать своевременность ее выполнения участниками процесса.

Кроме того, организовано единое информационное пространство издательства. Появилась возможность работы с документами в любое время и в любом месте за счет использования веб доступа к системе. Сократились сроки исполнения и согласования документов. Теперь на согласование уходит не более двух дней, в то время как ранее документы согласовывались неделями.

В издательстве обеспечено надежное хранение документов. Практически моментально можно получить доступ к нужному документу. Также сформирован ряд бизнес-процессов обработки документов, которые позволили издательству более оперативно решать текущие задачи.