5 ситуаций, когда CRM поможет подготовиться к тендеру
Участие в тендерах — перспективное дело, ведь крупные прибыльные заказы обеспечивают стабильный доход на годы вперед. Но и цена ошибки тут велика. Известны случаи, когда конкурс проигрывался из-за отсутствия одной подписи или печати. Чтобы избежать досадных ошибок, эксперты компании «Мегаплан», которая предлагает IT-решения для автоматизации бизнеса, рекомендуют вести всю работу по тендеру — от сбора документов до контроля за исполнением контракта — в CRM-системе.
Ситуация 1. Фиксация этапов с помощью конструктора CRM
В тендерах выигрывают те предложения, которые отвечают всем требованиям. В CRM-системе можно создать специальный бизнес-процесс для участия в тендере: настроить этапы, переходы и роли. А потом вынести тендеры в отдельный красивый модуль меню. В итоге, вся работа будет продумана и регламентирована.
Ситуация 2. Безопасное хранение документов онлайн
Когда в компании нет CRM с файлохранилищем и шаблонами, для каждого конкурса приходится заново собирать документы. Раздел с электронными версиями экономит время тендерного специалиста. Достаточно один раз их загрузить или создать шаблоны, а потом быстро собирать нужный комплект. Права доступа настраиваются по отделам и для каждого сотрудника.
Ситуация 3. Промежуточный контроль заказов
Просматривать карточки заказов, сравнивая требуемые условия со своими возможностями, удобно в электронном канбане. Его отличает наглядность и интерактивность. Заказ интересен? Прямо на экране передвиньте его на следующий этап бизнес-процесса и начните собирать документы. Договорились с подрядчиком пересмотреть условия? Верните заявку назад. Все просто и понятно.
Ситуация 4. Постановка задач и планирование дел
Каждый этап бизнес-процесса предполагает выполнение ряда задач. Это могут быть: согласование оферты, составление сметы, проектирование спецификаций. Создайте шаблоны задач, распишите дела и укажите переменные сроки (система подставит актуальные даты автоматически). Тендерному специалисту не придется гадать, чем заняться. Если будут задержки, система предупредит заранее и у вас будет время пересмотреть план работы.
Ситуация 5. Мониторинг расходов и оплата залога.
CRM для среднего и малого бизнеса помогает контролировать денежные потоки и прогнозировать суммы и сроки возврата гарантийных платежей, сопоставляли их с бюджетом и финансовым планом. Воронка бизнес-процесса показывает все задолженности, ваши и перед вами, и помогает планировать расходы и прибыль.
Итак, CRM позволяет перенести бизнес-процессы в онлайн, избавиться от рутины и уменьшить контроль за сотрудниками. Вы сможете настроить свой бизнес-процесс самостоятельно, без помощи программистов и затрат на доработки. Попробуйте!