ФАС России РАНХиГС

СЭД и EСM: взгляд в будущее

20 / 05 ‘15

Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, эксперт ИСО, приняла участие в конференции «DOCFLOW 2015: Технологии управления бизнес-информацией». В своем выступлении г-жа Храмцовская осветила основные тренды, наблюдающиеся сейчас на рынке СЭД и ECM, а также рассказала, что ждет данное направление в ближайшем будущем и в среднесрочной перспективе.

Как отметила Наталья Храмцовская, на сегодняшний день все наши разработчики СЭД и ECM-систем вынуждены учитывать особенности рынка. Одна из них — это своеобразная многоукладность бытия: использование различных подходов и технологий — от бумажного делопроизводства до управления контентом, использования мобильных и облачных решений. Это приводит к тому, что существуют ниши для программных продуктов различного класса и функционала. Есть даже некоторая доля «непуганой» аудитории, никогда не использовавшей электронный документооборот.

При этом, несмотря на то, что в таких условиях нам жить еще долго, ситуация будет и должна меняться. Так, коммерческие организации могут управлять документами так, как удобнее, если эти документы не выходят за контур организации. Поэтому бизнес использует любые технологии, которые есть на отечественном и зарубежном рынке. Именно поэтому некоторые только начинают осваивать простенькие системы, а для многих уже актуален вопрос интеграции используемых систем — причем, численность и размер организации не имеют значения.

«Когда рынок СЭД только начинал развиваться в России, — рассказывает Наталья Храмцовская, — нужно было перевести в электронный вид „конвеерное“ делопроизводство, активно использовать бумажные и бумагоподобные организационно-распорядительные документы. Системы учитывали именно эти потребности. Сейчас этого функционала уже не хватает: системы должны применяться в качестве корпоративных хранилищ документов, требуется присутствие развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики. Необходимых сейчас функций отслеживания сроков хранения, экспертизы ценности, уничтожения и передачи в архивное хранение раньше просто не было, так как СЭД создавались прежде всего для оперативной работы».

Сейчас ситуация изменилась: СЭД — это не только создание организационно-распорядительной документации и оперативной работы, такие системы все меньше востребованы. Требуются решения, которые являются инструментом не только создания, но и хранения, работы и коллективного использования. Г-жа Храмцовская отметила, что у нас сейчас меняются не только технологии, но и законодательство — оно переписывается непрерывно. Как только доходит до судебных споров, то выясняется, что нужно понимать, где есть обязательные требования, необходимые к безусловному исполнению, а где есть «серая зона», где мы можем достаточно свободно «плавать».

«Более того, у нас сейчас есть несколько регуляторов, которые подключились к этой работе. И самым принципиальным является то, то у нас нет стопроцентной уверенности, как быть с документами, которые должны достаточно долго храниться, — добавляет г-жа Храмцовская. — На сегодняшний день законодательство достаточно „дырявое“ в отношении не только электронных документов, но даже и бумажных. Что касается электронных документов, то нет единых требований ни к оформлению, ни к передаче документов, ни к хранению, ни к передаче на архивное хранение или — тем более — уничтожение. Поэтому зачастую работу с документами в системах и принятие решения при выборе системы приходится делать на свой страх и риск. Это не всегда плохо, ведь можно найти более эффективные методы работы».

Как отметила г-жа Храмцовская, конечно, хорошее регулирование лучше, чем его отсутствие. Но в наших реалиях существует проблема человеческого фактора, связанная с людьми, которые новые законы принимают. К сожалению, ответственные за этот процесс не всегда осознают последствия своих действий и «вовремя включают мозги на 100 %». В результате мы часто получаем худший вариант регулирования, чем тот, который был раньше.

В связи с этим одной из особенностей нашего рынка является то, что нам приходится достаточно часто при разработке ПО действовать на свой страх и риск. Сейчас это наиболее ярко проявляется в вопросах длительного хранения, потому что мы не знаем ,что будет, хотя организовать надо уже сейчас. К сожалению, эта проблема нам дана надолго, потому что пока никто не хочет сейчас этим заниматься.

«Еще одна проблема — ее мы создали себе сами, это использование электронных подписей, — продолжает Наталья Храмцовская. — Само предложение их использования строилось на решении оперативных проблем — передачи документов в открытом доступе и способов их защиты. Но мы, переводя европейское законодательство, его „изгадили“, допустили создание нескольких сотен удостоверяющих центров, поэтому возникает вопрос доверия к ним. И даже простую подпись мы ухитрились „написать“ по-своему. Причем трактовка этих подписей не соответствует мировой практике, но мы продолжаем движение вперед. Самая большая проблема с подписями — это опять-таки долговременное хранение документов, потому что, как только возникает вопрос, как хранить документы, подписанные ЭЦП, и как через 30 лет доказывать, что документ на собственность имеет юридическую значимость, сразу возникает масса проблем».

За рубежом специалисты предлагают относиться к УЭП как к сургучной печати: получил пакет, проверил целостность, сломал и выкинул за ненадобностью. Если бы мы по такому пути пошли, проблем было бы меньше, уверена г-жа Храмцовская. Но мы не выбрали тот же путь. Сейчас ряд законодательных инициатив есть в Госдуме, но остается открытым вопрос, как они будут реализованы.

Наталья Храмцовская выделила несколько тенденций, которые влияют на разработчиков ПО. Одна из ярких тенденций, что и подтвердила конференция, состоит в том, что организации постепенно уходят от традиционной системы документооборота — причем, это касается не только коммерческих, но и государственных структур. Во всяком случае Федеральная Налоговая Служба полностью «сломала» систему бумажного делопроизводства в своей конторе, что влияет на нас россиян, потому что мы все налогоплательщики.

Также наметился переход от обмена неструктурированными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Данная тенденция наблюдается не только в бизнес-структурах, но и в госорганах, что меняет всю систему государственного управления и может оказать колоссальное влияние на расширение сферы применения электронных документов.

Третий важный момент: центр тяжести с организационно-распорядительной документации смещается на поддержку основной деловой деятельности. Возникает необходимость активного совершенствования работы с документами различного вида — от научно-технической документации до первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур. Это естественный процесс — потребности у заказчиков меняются: у передовых организаций снижается интерес к решениям, которые основаны только на традиционном российском делопроизводстве.

Более того, для большинства организаций организационно-распорядительная документация — не самая важная и массовая документация. Чаще всего ее создают исключительно для соответствия требованиям законодательства. Причем, как подчеркнула г-жа Храмцовская, она еще не встречала ни одной организации, где бы ОРД выпускалась вовремя. Поэтому, когда речь заходит про использование других видов электронных документов, к системам предъявляются другие требования, возникает необходимость в совершенно иных функциональных возможностях.

«Мы сейчас наблюдаем, как государство разработало планы и активно продвигает их вперед в области использования электронных документов как внутри госструктур, так и в рамках взаимодействия госорганизаций и бизнеса и между бизнесом, — комментирует Наталья Храмцовская. — Это тренд мы видим уже 5 лет: в объятия разработчиков ПО приходит все больше пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие работу с документами, однако одновременно заметен и тренд тяготения к более совершенным и более высокоуровневым решениям».

Для разработчиков ПО, которые работают в разных средах с различными организациями, вышеназванные тренды создают определенные проблемы. И прежде всего, это касается компаний-лидеров, которые становятся заложниками собственного успеха, потому что им приходится одновременно прилагать огромные усилия для поддержки систем старого поколения, которые востребованы у значительно части клиентов, и вкладываться в разработку инновационных решений. И хотя продажи «старых» решений могут расти, по теории бифуркаций, крах системы наступает именно после наибольшей точки взлета — этот риск разработчикам приходится учитывать. Так что проблемы могут коснуться в особенности тех, кто не успеет подготовить переход на новые продукты. Более того, крупные компании, в чьей линейке есть популярные решения, вынуждены тратить усилия на обслуживание возникшей вокруг них определенной экосистемы, и, если они не будут уделять достаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов, есть риск завязнуть в этом. А в условиях быстрых перемен, кто не идет вперед, тот идет назад.

Еще одна тенденция, которую приходится учитывать, это разнонаправленная, казалось бы, ситуация. С одной стороны, идет сокращение персонал. С другой — увеличиваются объемы работ. Это заставляет организации автоматизировать рутинные процессы. Наглядный пример — ФНС, чьи представители в рамках конференции DOCFLOW 2015 рассказали об изменениях в работе с документами: если бы работали как прежде, требовалась бы 40 тыс. сотрудников на обработку налоговых документов, тогда как сейчас 4 тыс. справляются.

Как отметила г-жа Храмцовская, активный перевод в электронный вид осуществляется для все большего числа документов, соответственно расширяется и сфера их применения, меняются требования и так далее. Так что, согласно мнению экспертов рынка, кризисные явления не подрывают интерес ни к СЭД, ни к ECM-системам. Более того, эти кризисные явления даже способны стимулировать интерес к таким системам, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО. Этот тренд позволяет смотреть в будущее с оптимизмом. Государство, да и бизнес будут вынуждены тратить деньги на автоматизацию, потому что иного варианта нет.

Еще одна тенденция — рост роли хранилищ документов и инструментов, которые позволяют обеспечивать сохранность и документов, и информации и их эффективное использование. Это и бизнес-аналитика, и больше данные, и множество других направлений. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения, и это тоже достаточно ярко видно во многих сферах деятельности.

«Когда организации внедряли свои первые СЭД, обычно никто не задумывался, что это не навсегда, — рассказывает Наталья Храмцовская. — Жизненный цикл системы — 5-6 лет, потом встает вопрос о том, куда двигаться дальше. Пока СЭД были машинками для создания документов и „строгания“ организационно-распорядительной документации, это было не так страшно. Но как только в этой системе оказавается вся ключевая информация о бизнесе или госоргане, без которой структура вообще не сможет работать, встает вопрос о том, как перенести информацию на новое ПО. Исследования и опыт показывают, что это не тривиальная задача: нет возможности говорить о полной интероперабельности систем, потому что раньше об этом просто не думали. Сейчас вопрос об интероперабельности перешел из теоретической в практическую плоскость. Так что, возможно, поставщикам, в целях выживания, стоит задуматься о какой-то стандартизации в этом вопросе».

В работе над интероперабельностью есть несколько направлений и в частности —оперативная деятельность. Один из примеров — передача электронных счетов-фактур, когда именно операторы ЭД совместными усилиями, фактически без вмешательства государства пытаются решить эту проблему, потому что этого требуют клиенты.

Конечно же, мы никуда не можем уйти и от международной ситуации. Она дает сегодня определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры. Понятно, что есть несколько ключевых вопросов, которые клиенты все чаще задают: это обеспечение информационной безопасности, включая вопрос защиты персональных данных. Кроме того, есть тенденция, которая уже начала проявляться, но станет ярче месяца через три: на сегодняшний день благодаря этой ситуации российским производителям облегчили конкуренцию с импортными системами. Слово «импортозамещение» становится устрашающим, и это неплохо для нас.

«Есть ключевая проблема, которую надо решать в ближайшее время: сложилась ситуация, когда те светлые мечты, с которых мы начинали при установке СЭД или ECM-системы, надеясь получить корпоративную систему, способную стать единым хранилищем электронных документов организации. Эта идея на сегодняшний день не оправдалась, — продолжает г-жа Храмцовская. — Объемы электронных документов и их различия настолько дают о себе знать, что «запихнуть» все это в единую систему сложно. Большая часть этих документов создается и хранится в специализированных системах. Таких систем в организации может быть несколько десятков — это и системы бухучета, и складского учета, и даже в электронной почте, в системе мгновенных сообщений, на корпоративных сайтах у нас накапливается все больше и больше информации и юридически значимых электронных документов. Есть теоретическая идея заставить всех сотрудников перебрасывать все это в единую систему хранения. Но, как показала практика, даже под угрозой увольнения большая часть сотрудников эту процедуру будет игнорировать, потому что они не видят в ней практического смысла. Поэтому сегодня, поскольку объемы электронной информации катастрофически растут, эта задача не может быть решена, и мы должны как-то иначе трактовать и думать, как эта система должна встроиться в систему управления. Одновременно мы должны учитывать и те риски, которые сегодня существуют для участников рынка. Одна из них, повторюсь, в условиях стремительных изменений мы должны постоянно двигаться вперед с той же скорость ,что и перемены. Главное — не отстать. Поэтому концепция централизованного управления документов в большинстве стран мира не оправдали ожиданий. Последние конференции показали, что во многих странах ищут новые варианты использования систем. Предлагается, чтобы системы СЭД и EMC стали своего рода пользовательским интерфейсом ко всем информационным ресурсам, которые нужны для работы и решения бизнес-задач. Это могут быть не только те системы, которыми владеют организации — вплоть до доступа к тем госреестрам, откуда необходимо получить информацию«.

В будущем, в ближайшие 5-7 лет, и технологии, и законодательство, и деловые процессы в организациях, по прогнозам г-жи Храмцовской, изменятся настолько, что большинство сегодняшних систем превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих. Преимущества получат те разработчики, которые уже сейчас занимаются созданием решений завтрашнего дня, основанных на лучших идеях и разработках. И никуда мы не денемся: нам придется решить проблему долговременного хранения электронных документов, иначе вопрос развития электронных систем затянется.

Применение облаков не ждет взрывной рост: он будет плавным. К тому же надо учитывать и тот факт, что от идеи общедоступного облачного ресурса сейчас уже отошли, в том числе в связи с международной ситуацией. Все готовы работать в облаках, но частных, «плавающих» на территории РФ — в этом ключе и будем расти. Мобильные решения станут ориентироваться на поддержку деятельности не только руководства, но и основных масс исполнителей.

«Что касается среднесрочной перспективы, то самым важным станет то, что обмен бумагоподобными документами уйдет в прошлое окончательно, — резюмирует Наталья Храмцовская. — Будут использоваться информационные системы и базы данных. Если говорить про рынок в целом, то возможен и передел рынка СЭД — это будет зависеть от того, кто первым сможет добежать до финишной прямой. Появятся и новые требования к системам — прежде всего, со стороны государства. Поставщикам придется разработать новые или существенно переработать свои решения, а многие в связи с этим просто уйдут с рынка».